المبادرة الرقمية للهيئة تهدف الى تطبيق مبدأ بيئة خالية من الورق

د. عبيد الزعابي:
النظام الجديد يوفر الوقت والموارد والميزانيات المستخدمة وتستثمر موارد الهيئة البشرية والمعرفية بالشكل الأمثل

في إطار تبني استراتيجيات التحول الإلكتروني والرقمي للخدمات والإجراءات، وتعزيزاً لمعايير الاستدامة في بيئة العمل، أطلقت هيئة الأوراق المالية والسلع النظام الالكتروني الذكي "مرسال" الذي يتيح تنفيذ كافة مراسلات العمل الداخلي لا ورقياً، مما يرسخ مفهوم تبني نهج صديق للبيئة، ويقلل من الانبعاثات الكربونية الناتجة عن استخدام الورق.

ويعمل هذا النظام- الذي تم تطويره من قبل فريق تقنية المعلومات بالهيئة- على رفع مستوى الأتمتة في عمليات الهيئة التشغيلية والإدارية، بحيث يتم الاستغناء كلياً عن الورق في كافة المراسلات (الداخلية والخارجية)، واستبدالها بوثائق الكترونية يمكن توقيعها وتصديقها من قبل المعنيين رقمياً، ويعمل النظام في الوقت ذاته على تنظيم عملية إدارة الوثائق وأرشفتها الكترونياً، الأمر الذي يقلل من جهد الموظف ويسهم في سرعة الإنجاز ويحد من  إنشاء المزيد من الملفات.

وقال د.عبيد الزعابي، الرئيس التنفيذي للهيئة: "تعكس مبادرة الهيئة في اطلاق نظام "مرسال" الذي يدعم مبدأ العمل بلا ورق، اهتمامنا في تطوير البيئة الرقمية بما يتواكب مع التوجهات الحكومية في هذا الجانب، ويؤكد التزامنا التام على مستوى الهيئة برؤية تحويل أماكن العمل إلى مواقع صديقة للبيئة وكذلك التزامنا بمسؤولياتنا المجتمعية والسعي المتواصل لتحقيق التنمية المستدامة للمجتمع والأجيال المقبلة".

وأضاف "أن التقليل من استخدام الورق له انعكاسات ايجابية كبيرة على بيئة العمل؛ نظراً لأنه يوفر الوقت والموارد والميزانيات المستخدمة ويستثمر موارد الهيئة البشرية والمعرفية بالشكل الأمثل، ويحقق تغيّراً إيجابياً في المؤسسات والبيئة، كما يمكن الموظفين من انجاز المهام بيسر ومرونة ".

ويتيح النظام- الذي يدعم اللغتين العربية والانجليزية- للموظفين إمكانية استخدامه في أي وقت وفي أي مكان من خلال الأجهزة الذكية، كما يتميز بخاصية إنشاء عدد غير محدود من القوالب والنماذج المستخدمة بحسب ما يتطلبه طبيعة العمل في كل إدارة، مثل محاضر الاجتماعات والتقارير الدورية والمراسلات وغيرها من النماذج، ويضمن إلى جانب ذلك سرية وأمن المعلومات عن طريق تفعيل خاصية عامل الأمن الثنائي (Pin Code).

وقد تم تصميم واجهة النظام بطريقة عصرية وحديثة، وذلك بعد الاطلاع على أفضل الأنظمة المستخدمة في هذا المجال. إضافةً الى ربطه ببرامج اعداد المحتوى مثل  MS Word و Outlook، الأمر الذي يسهل على الموظفين إنشاء النماذج والمرسالات، كما أنه يتيح للمستخدمين امكانية إرفاق الملاحظات الصوتية على المراسلات والوثائق المنشأة، والقيام بعمليات بحث متطورة على كافة المراسلات.

يتضمن النظام كذلك شاشة متابعة للمراسلات (Dashboard) مخصصة للفئات الإشرافية، تتيح لهم متابعة المهام والاطلاع على التقارير الدورية حول الأداء وسرعة الإنجاز، ويقوم النظام كذلك بإرسال الإشعارات تلقائياً لتنبيه المستخدمين للاطلاع على آخر التحديثات والملاحظات المتعلقة بالمراسلات المنشأة.

وقد بادرت الهيئة بتوعية الموظفين بأهمية نظام "مرسال" ومواصفاته، والزمت جميع الإدارات والأقسام باستخدام النظام في اعداد المراسلات الداخلية والخارجية، وقامت كذلك بعقد ورش تدريبية لكافة الموظفين للتدرب على استخدام النظام والاطلاع على خصائصه وميزاته.